新電気様 自動化ワークフロー 詳細フロー図

株式会社ピースフラットシステム | 2026年6月(7/9定例反映済み)

7/9 定例MTGでの変更箇所(黄色ボーダーのカードが変更対象):
人間が実行
AI / 自動処理
システム連携
人間+AI 協働
SALES / 営業部
01
入札案件の自動収集・リスト化
7/9定例で変更
変更内容(7/9定例):
  • 入札判断AI(予算推定ロジック)のステップを追加
  • NJSS/e-jetsの予算書情報(4月頃に公開→後に消える)を早期取得して活用
  • 過去の落札データ・落札率・発注者情報・件名情報からAIが予算を推定
DATA FLOW
SYSTEM
入札情報サイト巡回
n8nで定時スケジュール実行(毎朝9時等)。対象サイトをスクレイピング
AI
案件フィルタリング
工種・エリア・金額規模等の条件で自動絞り込み。過去案件との重複チェック
AI
入札判断AI(予算推定)
過去の落札データ・落札率・発注者傾向・件名情報からAIが予算を推定。NJSS/e-jetsの予算書情報(4月頃公開、後に消える)も早期取得して活用
SYSTEM
Zoho CRMに自動登録
案件情報+AI推定予算をZoho CRMに自動登録(案件名・発注者・工期・金額・推定予算等)
SYSTEM
LINE WORKS通知
新規案件の一覧を営業部グループに自動通知。AI推定予算も添付
INPUT DATA
データ項目取得元備考
案件名・工事名入札情報サイト公示PDF含む
発注者名入札情報サイトAI予算推定の入力にも使用
工事場所・エリア入札情報サイトフィルタ条件に使用
予定価格・設計金額入札情報サイト
予算書情報NJSS / e-jets4月頃に公開→後に消えるため早期取得が重要
工期入札情報サイト
入札日・提出期限入札情報サイトリマインド用
工種・業種区分入札情報サイト電気工事等で絞り込み
過去の落札データZoho CRM(蓄積)落札率・落札金額の傾向分析
TOOLS
n8n スクレイピング AI(予算推定ロジック) LINE WORKS API Zoho CRM
02
入札案件 × 工事部メンバーの経歴・資格マッチング
DATA FLOW
SYSTEM
案件情報の取得
入札進捗リストから新規案件の工種・規模・必要資格要件を取得
AI
要件抽出
案件仕様書から必要な資格(1級電気工事施工管理技士等)・経歴年数・工種経験を抽出
AI
マッチング処理
技術者DB(資格・経歴・現在の従事状況)と照合。スコアリングで適合度を算出
人間+AI
候補者リスト確認
AIが提案した候補者リスト(適合度順)を営業部が確認。最終的な配置は人間が判断
INPUT DATA
データ項目取得元備考
案件の工種・規模入札進捗リスト
必要資格要件仕様書 / 公示資料AIで自動抽出
技術者名技術者DB(新規作成)約5名が対象
保有資格一覧技術者DB1級施工管理技士等
過去の工事経歴技術者DB / CCUS工種・金額・期間
現在の従事状況スケジュール管理表WF11と連動
コリンズ登録状況コリンズシステム名前重複不可の確認
前提条件:技術者DB(資格・経歴・スケジュール)の初期構築が必要。資格持ちで現場稼働可能な人員は約5名(中村・藤岡・鈴木・赤井ほか)。コリンズ登録(500万円以上)により一人一案件の制約あり。
TOOLS
n8n AI(Claude / GPT) 技術者DB(スプシ or SFA) LINE WORKS API
03
引合通知書の自動作成
7/9定例で変更
変更内容(7/9定例):
  • フロー順序変更:まずZoho CRMに案件登録(管理番号付与)→ Zohoのデータから引合通知書を自動生成
  • 入力ソースにFAX・電話を追加(NJSS/e-jets・メールPDFだけでなく、FAXや電話での引合にも対応)
  • データソースを「入札進捗リスト」→「Zoho CRM」に統一
DATA FLOW
人間
案件情報の受領
NJSS/e-jets(自動収集)、メールPDF、FAX、電話など複数チャネルから案件情報を受領
SYSTEM
Zoho CRMに登録
案件情報をZoho CRMに登録し管理番号を自動付与。WF01自動収集分は自動登録済み、FAX/電話分は手動 or AI補助で登録
AI
引合通知書生成
Zoho CRMの案件データ+WF02配置予定者情報をExcelテンプレートに自動入力。管理番号も記載
人間
確認・修正
営業部が内容を確認。リスク判断・政治的判断を加味して最終調整
SYSTEM
PDF出力・社内共有
確定版をPDF化。LINE WORKSで工事部・社長に共有通知
OUTPUT DATA(引合通知書の項目)
項目データソース
管理番号Zoho CRM(自動採番)
工事件名Zoho CRM
発注者名Zoho CRM
工事場所Zoho CRM
工期Zoho CRM
設計金額 / 予定価格Zoho CRM
配置予定者(管理技術者)WF02マッチング結果
配置予定者(主任技術者)WF02マッチング結果
TOOLS
n8n Zoho CRM Excel テンプレート AI(テンプレート入力) LINE WORKS API
04
協力業者の自動選定・見積依頼
DATA FLOW
人間
見積依頼トリガー
営業部が「この案件の見積もりを取りたい」とSFA or LINEで指示
AI
業者自動選定
協力業者リストから工種・エリア・過去実績・評価で3社以上を自動選定。社長の選定基準(言語化済み)をAIに組み込み
人間+AI
選定結果確認
AIが提案した業者リストを営業部 or 社長が確認・承認
SYSTEM
見積依頼送付
FAX or メールで見積依頼書を自動送付。みつもりくん連携
SYSTEM
期限管理・リマインド
見積回答期限を自動管理。未回答業者にリマインド送付。LINE WORKSで営業部に進捗通知
人間
見積比較・決定
回答された見積書を比較。業者決定後、SFAのステータスを更新
INPUT DATA(協力業者リスト)
項目備考
業者名・連絡先(FAX/メール)既存リストから移行
対応工種電気設備・配管・土木等
対応エリア
過去取引実績・評価社長の経験値を言語化して登録
見積回答速度の傾向過去データから蓄積
TOOLS
n8n AI(選定ロジック) SFA / スプシ FAX送信 or メール LINE WORKS API
05
工事依頼書の自動作成(小規模案件用)
7/9定例で変更
変更内容(7/9定例):
  • 工事依頼書は「小規模案件」専用であることを明確化(入札案件はWF03 引合通知書で対応)
  • トリガーを「問い合わせ受付時点」に変更(電話・FAX等で小規模工事の依頼が来た時点で起動)
  • 工事依頼書 = 小規模案件版の引合通知書という位置づけ
  • 小規模案件もZoho CRMで管理(入札案件と一元管理)
DATA FLOW
人間
問い合わせ受付
電話・FAX等で小規模工事の依頼を受領。受付時点でトリガー(入札案件ではなく直接依頼)
SYSTEM
Zoho CRMに登録
小規模案件としてZoho CRMに登録。入札案件と同じDBで一元管理(案件種別:小規模)
AI
工事依頼書生成
Zoho CRMのデータをExcelテンプレートに自動入力。工事内容の記載はAIが案件情報から文章化
人間
確認・承認
営業部が内容確認→社長承認
SYSTEM
社内通知
確定後、LINE WORKSで工事部・経理部等に案件内容を自動通知
位置づけ:工事依頼書は小規模案件版の引合通知書。入札案件の引合通知書(WF03)と対になる書類。小規模案件もZoho CRMで入札案件と一元管理することで、日報の人工集計(WF19)やガントチャート(WF11)と連動可能。
TOOLS
n8n Zoho CRM AI(文章生成) Excel テンプレート LINE WORKS API
06
入札進捗リストのステータス自動更新・通知
DATA FLOW
人間
ステータス変更
営業部がSFA上で案件ステータスを更新(入札→落札→契約→施工→完了等)
SYSTEM
変更検知
n8nがステータス変更をWebhook or ポーリングで検知
SYSTEM
関係者に自動通知
ステータスに応じた通知先・内容でLINE WORKSに送信。設計変更・部分払い等も含む
SYSTEM
後続WF自動起動
落札→WF15,16,17起動。受注確定→WF05起動。等、ステータスに連動した自動化チェーン
連動ワークフロー:落札時 → CCUS登録(WF15)・LINEグループ作成(WF16)・OPTiMカスタムフィールド(WF17)・建退共通知(WF20)が自動起動。受注確定時 → 工事依頼書作成(WF05)が起動。
TOOLS
n8n(Webhook / Cron) SFA LINE WORKS API
07
開示請求の期日リマインド
DATA FLOW
SYSTEM
期日計算
落札日から6ヶ月後の開示請求期日を自動算出。SFAに期日を登録
SYSTEM
リマインド送信
期日の2週間前・1週間前・当日にLINE WORKSで営業部に通知
人間
開示請求実施
営業部が開示請求を実施。結果(答え合わせ)をSFAに記録
TOOLS
n8n(Cron) SFA / スプシ LINE WORKS API
08
SFA(営業管理ツール)の構築
DATA FLOW(全体像)
SYSTEM
案件マスタ
入札案件+小規模工事を一元管理。全部署から参照可能。案件ステータス・関連書類・担当者を集約
SYSTEM
ステータス管理
入札→落札→契約→施工→完了→開示請求。各ステータスで必要なアクション・書類を自動提示
SYSTEM
書類自動出力
SFA蓄積情報を起点に各種書類(引合通知書・工事依頼書等)をn8n+AIで自動生成
SYSTEM
ダッシュボード
案件別進捗・売上見込・人員配置を可視化。営業部・工事部・経理部が各自のビューで確認
フェーズ計画
フェーズ内容備考
Phase 1基本構築:案件マスタ・ステータス管理・書類格納Zoho CRM推奨
Phase 2音声入力:現場から音声で進捗報告→SFA自動反映
Phase 3MCP分析:AI連携による受注予測・リソース最適化
SFAは全WFの基盤:WF01〜07、WF11、WF15〜20の全てがSFAの案件マスタを参照する設計。SFA導入が全社DXのキーストーン。総務部としても以前から必要性を認識しており全社的に賛成。
TOOLS
Zoho CRM(推奨) n8n AI(Claude / GPT) LINE WORKS API
09
FAX注文書 → OPTiM自動登録
DATA FLOW
人間
書類スキャン
複合機でFAX注文書・見積書・契約書等をスキャン→SharePointの所定フォルダに自動保存
SYSTEM
SharePoint→OPTiM取込
OPTiMのSharePoint連携機能で自動取込。定型フォーマット解析設定により高精度OCR
AI
カスタムフィールド自動付与
OCR結果から案件名を判別→該当するカスタムフィールド(プロジェクト番号)を自動設定
SYSTEM
関連書類紐付け
同一プロジェクト番号の帳票を自動で関連書類として紐付け
OPTiM現状:定型フォーマット解析設定済みで読み取り精度は向上。総務部としては現状維持で問題なしとの評価。SharePoint連携によりスキャン→自動取込は既に可能。残課題は関連書類の自動紐付けとカスタムフィールドの自動付与。
TOOLS
複合機(スキャン) SharePoint OPTiM n8n(紐付けロジック)
10
複合機スキャンPDFのファイル名自動付与
DATA FLOW
人間
書類スキャン
複合機でスキャン→指定フォルダにPDF保存(ファイル名は自動採番)
AI
OCR → 内容解析
PDFの内容をOCR。書類種別(見積書・契約書・注文書等)と案件名を自動判別
SYSTEM
ファイル名自動変更
「[案件名]_[書類種別]_[日付].pdf」の命名規則で自動リネーム
SYSTEM
所定フォルダに自動振分
案件別フォルダに自動移動。OPTiM取込用のSharePointフォルダにもコピー
TOOLS
n8n AI OCR(Claude Vision等) SharePoint / Gドライブ
CONSTRUCTION / 工事部
11
工事部メンバーのスケジュール可視化(ガントチャート)
7/9定例で変更
変更内容(7/9定例):
  • ガントチャート機能はZoho CRM側(SFA構築 = WF08)の機能として実装。n8nワークフローではなくZoho CRMのプロジェクト管理機能を活用
  • Zoho Projects連携により、リソース管理・ガントチャートをZoho上で一元管理
DATA FLOW
SYSTEM
Zoho CRMから取得
Zoho CRMから進行中の全案件(工期・配置予定者)を取得。Zoho Projects連携で一元管理
SYSTEM
ガントチャート表示
Zoho CRM / Zoho Projectsのガントチャート機能で技術者ごとの案件従事期間を可視化。空き期間を明示
SYSTEM
全社共有
営業部・工事部・経理部がZoho上でリアルタイム閲覧可能。各部署の権限に応じたビュー
SYSTEM
WF02と連動
新規案件のマッチング時に「空いている技術者」を自動フィルタ
管理データ(技術者ごと)
項目備考
技術者名約5名(資格持ち現場稼働可能者)
従事中の案件名Zoho CRMから連動
従事期間(開始〜終了)工期ベース
コリンズ登録状況名前が使用中かどうか
次の空き予定日自動計算
実装方針:本WFはn8nワークフローではなく、Zoho CRM / Zoho Projectsの標準機能として実装。SFA構築(WF08)の一部として開発。n8nはデータ同期が必要な場合のみ補助的に使用。
TOOLS
Zoho CRM Zoho Projects n8n(データ同期・補助)
12
契約工程表のAI自動生成
DATA FLOW
人間
図面アップロード
工事部 or 営業部が図面PDF(設計図・仕様書)をアップロード
AI
図面解析・工種判別
AIが図面を読み込み、工種(電気配線・配管・機器据付等)を自動判別。工事規模を推定
AI
工程表たたき台生成
過去の類似工事の工程表パターン+工期情報から、ざっくり工程表を自動生成(70〜80%精度)
人間
微修正・確定
工事部が内容を確認し微修正。現場条件・天候リスク等を加味して確定
学習データ(初期構築時に必要)
データ内容備考
過去の工程表サンプルExcel/PDF形式の完成済み工程表10〜20件程度
図面サンプル対応する図面PDF工種判別の学習用
工種別の標準工期各工種の標準的な作業日数工事部の経験値
工程表テンプレートExcelの出力フォーマット
工事部の反応:契約工程表のAI自動生成は「非常にありがたい」との反応。過去の工程表+図面情報を学習させることで70〜80%の精度で出力→人間が微修正する運用が現実的。
TOOLS
AI(Claude Vision / GPT-4o) n8n Excel テンプレート
13
工事書類(施工計画書等)のAI自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
案件情報収集
SFAから案件名・発注者・工期・工事内容。過去の類似案件の施工計画書を検索
AI
書類たたき台生成
過去の類似書類をベースに、今回の案件情報で差し替え。安全管理計画・工程・人員配置等を自動記載
人間
専門的な修正
工事部の技術者が現場条件に合わせて修正。安全対策・品質管理の詳細を追記
SYSTEM
PDF出力・提出
確定版をPDF化。OPTiMに保存、発注者に提出
対象書類
書類名自動化範囲優先度
施工計画書70%自動→人間修正
安全管理計画書テンプレベースで60%自動
品質管理計画書テンプレベースで60%自動
工事完了報告書実績データから80%自動将来
備考:工事部として以前から要望があった機能。将来的な取り組みとして位置づけ。初期は施工計画書から着手し、精度を見ながら他の書類に展開。
TOOLS
AI(Claude / GPT) n8n Word / Excel テンプレート OPTiM(保存)
14
コリンズ登録の重複チェック・自動管理
DATA FLOW
SYSTEM
登録状況DB
技術者ごとのコリンズ登録状況を管理(案件名・登録期間・ステータス)
SYSTEM
重複チェック
WF02で配置予定者を選定する際、コリンズ登録中の技術者を自動除外。500万円以上の案件で自動判定
SYSTEM
アラート通知
重複使用のリスクがある場合、営業部・工事部にLINE WORKSでアラート
SYSTEM
完了時自動解除
工事完了→コリンズ登録ステータスを「解除可能」に自動更新
TOOLS
SFA / スプシ n8n LINE WORKS API
ADMIN / 総務部・経理部
15
建設キャリアアップシステム(CCUS)への工事自動登録
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー:落札通知
SFAで案件ステータスが「落札」に変更された時点で自動起動(WF06連動)
SYSTEM
CCUSにログイン
n8n + ブラウザ自動操作(Playwright等)でCCUSにログイン
SYSTEM
工事情報入力
工事名・工期・発注者をSFAから取得し自動入力。技術者の紐付けも自動実行
SYSTEM
完了通知
登録完了をLINE WORKSで総務部に通知。エラー時もアラート
INPUT DATA
CCUSへの入力項目データソース
工事名SFA / 入札進捗リスト
工期(開始〜終了)SFA
発注者名SFA
技術者(紐付け)WF02マッチング結果
備考:CCUSのシステム自体が使いづらく、取説も問い合わせ先もない状態。ブラウザ自動操作による入力が最も現実的。本来は営業部の業務だが、総務部が代行している。
TOOLS
n8n Playwright(ブラウザ自動操作) SFA LINE WORKS API
16
LINE WORKSグループの自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー:落札通知
SFAで「落札」ステータスに変更時、自動起動
SYSTEM
グループ作成
LINE WORKS APIでグループを自動作成。グループ名=工事名
SYSTEM
メンバー追加
社員全員を自動追加(パート・派遣は除外ルールあり)
SYSTEM
初期メッセージ投稿
案件概要(工事名・工期・発注者・配置予定者)を初期メッセージとして自動投稿
構築難易度:低(1〜2週間) LINE WORKS APIでグループ作成・メンバー追加・メッセージ投稿が可能。SFAの案件情報と連動させるだけで完結。
TOOLS
n8n LINE WORKS API SFA
17
OPTiMカスタムフィールドの自動登録
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー:落札通知
SFAで「落札」ステータスに変更時、自動起動
SYSTEM
OPTiMにログイン
n8n + ブラウザ自動操作でOPTiMの設定画面にアクセス
SYSTEM
カスタムフィールド追加
案件名(=工事名)をカスタムフィールドの選択肢に自動追加
SYSTEM
完了通知
登録完了をLINE WORKSで総務部に通知
TOOLS
n8n Playwright(ブラウザ自動操作) OPTiM LINE WORKS API
18
注文書・請書のAI自動作成
DATA FLOW
人間
FAX注文書受領
営業部 or 工事部がFAX注文書で社長決済を取得。決済済みFAX注文書をスキャン
AI
FAX注文書読取り
OCRでFAX注文書の内容を読み取り。業者名・工事件名・金額・工期・支払条件等を抽出
AI
注文書・請書生成
抽出データをExcelテンプレートに自動入力。注文書と請書をセットで生成
人間
確認→印刷→郵送
経理部が内容確認・微修正。印刷→製本→相手方に郵送。相手方は押印して返送
INPUT / OUTPUT DATA
入力(FAX注文書から抽出)出力(注文書・請書に記載)
下請け業者名相手方名称
工事件名工事件名
請負金額契約金額(税込/税抜)
工期契約工期
支払条件支払条件
備考:金額が大きい案件 or 下請代金台帳の添付資料として必要な場合に作成。経理部としてはFAX注文書の内容をそのまま転記する作業なので、AI化の相性が良い。
TOOLS
n8n AI OCR(Claude Vision) Excel テンプレート
19
日報 → 人工(にんく)集計の自動化
CURRENT FLOW(現状 / AS-IS)
人間
日報記入
全社員がExcelで日報を記入(工事名は自由記述)。紙で提出
人間
工事名の判別
経理部が省略された工事名・表記揺れを人間が判断して正式名称に紐付け
人間
人工計算
時間→人工に変換(8時間=1人工、4時間=0.5人工)。案件別・人別に手入力
人間
Excel集計表に入力
人ごと・工事ごとの人工をExcel集計表に転記

TO-BE FLOW(自動化後)
人間+AI
日報記入(改善版)
Excelの工事名欄をプルダウン選択式に変更。選択肢はSFAの工事マスタから自動連携。フリー入力も可能(AI補正あり)
AI
工事名の自動正規化
フリー入力された工事名をAIが工事マスタと照合し正式名称に自動変換。「○○事務所」→「○○事務所電気設備改修工事」等
SYSTEM
人工自動計算
作業時間→人工に自動変換。案件別・人別の集計を自動実行
SYSTEM
集計表自動出力
Excel集計表に自動反映。経理部は確認のみ
前提条件:SFA(WF08)の工事マスタに大規模+小規模の全工事が登録されていること。現状は小規模工事リストしか存在しない。SFA導入とセットで実現。
課題:プルダウン選択肢が400件以上になる可能性あり。検索絞り込み機能 or カテゴリ分類が必要。
TOOLS
n8n AI(表記揺れ補正) SFA(工事マスタ) Google Sheets / Excel
20
建退共の必要枚数自動計算・通知
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー:落札通知
SFAで「落札」ステータスに変更時、自動起動
SYSTEM
必要枚数計算
請負金額+工事内容を計算式に当てはめ、建退共証紙の必要枚数を自動算出(1枚321円)
SYSTEM
経理部に通知
LINE WORKSで「○○工事:建退共○○枚購入必要」と自動通知。契約保証依頼と同時に伝達
人間
銀行で購入
経理部が埼玉りそな銀行で購入(紙運用継続)
備考:建退共の電子化はコスト(4〜5千円/案件)・管理の複雑さから見送り。紙(証紙シール)運用を継続。購入枚数の計算と通知のみ自動化。
TOOLS
n8n SFA LINE WORKS API
COMPANY-WIDE / 全社共通
21
日報のフォーマット刷新
DATA FLOW
SYSTEM
工事マスタ同期
SFAの全工事リスト(大規模+小規模)を日報Excelのプルダウン選択肢に自動反映。新規案件追加時も自動更新
人間
日報記入
社員がプルダウンから工事名を選択。作業時間を入力。備考はフリー入力
SYSTEM
自動集約
提出された日報データを自動集約。WF19(人工集計)に連動
課題と対策:プルダウンが400件以上になる問題 → (1) カテゴリ分類(大規模/小規模/事務所別)で絞り込み (2) 検索入力でインクリメンタルサーチ (3) 直近従事した工事を上位表示。将来的にはGoogleフォーム or Webアプリ化も検討。
TOOLS
SFA(工事マスタ) Google Sheets / Excel n8n(同期)
22
小規模工事の電話AI対応
DATA FLOW
AI
AI電話一次受付
着信をAI音声が応答。発信者情報・要件・緊急度をヒアリング。県営住宅クレーム等のパターンを学習
AI
有償/無償判断
要件の内容から有償工事/無償対応を基準に基づき判定。判断基準は事前に言語化して組み込み
SYSTEM
対応票自動作成
通話内容をテキスト化。クレーム受付票 or 小規模工事依頼書のたたき台を自動生成
SYSTEM
担当者に通知
LINE WORKSで担当者に通知。緊急度高は即時通知、低は日次まとめ通知
TOOLS
AI音声応答(Twilio等) n8n AI(要件判定) LINE WORKS API
23
工事写真管理(蔵衛門)連携
DATA FLOW
SYSTEM
案件情報取得
SFAから案件名・工種・施工箇所の情報を取得
AI
工事黒板自動生成
案件情報+撮影日・施工箇所から工事黒板のテンプレートを自動生成
SYSTEM
蔵衛門に連携
蔵衛門のAPI(要調査)で工事写真と黒板を紐付け。小規模工事依頼書とも連携
SYSTEM
写真台帳自動生成
蔵衛門の写真データから写真台帳を自動出力
前提条件:蔵衛門のAPI連携可否の調査が必要(調査中)。API非対応の場合はブラウザ自動操作 or ファイル連携で代替。
TOOLS
蔵衛門(API要調査) n8n SFA
24
日報の音声入力化
DATA FLOW
人間
音声録音
現場で帰社前にスマホで音声録音。「今日は○○事務所の電気工事を5時間やりました」等
AI
文字起こし・構造化
音声→テキスト変換。AIが日報フォーマットの各項目(工事名・作業時間・作業内容)に自動振り分け
AI
工事名の正規化
口頭で言った工事名を工事マスタと照合し正式名称に変換(WF21連動)
SYSTEM
日報自動入力
構造化されたデータを日報フォーマットに自動入力。本人に確認通知→承認で提出完了
TOOLS
Whisper / Google STT AI(構造化・正規化) n8n LINE WORKS(録音送信)