新電気様 自動化ワークフロー 詳細フロー図

株式会社ピースフラットシステム | 2026年6月

人間が実行
AI / 自動処理
システム連携
人間+AI 協働
SALES / 営業部
01
入札案件の自動収集・リスト化
DATA FLOW
SYSTEM
入札情報サイト巡回
n8nで定時スケジュール実行（毎朝9時等）。対象サイトをスクレイピング
→
AI
案件フィルタリング
工種・エリア・金額規模等の条件で自動絞り込み。過去案件との重複チェック
→
SYSTEM
入札進捗リストに追加
SFA or スプレッドシートに案件情報を自動登録（案件名・発注者・工期・金額等）
→
SYSTEM
LINE WORKS通知
新規案件の一覧を営業部グループに自動通知。案件の概要を添付
INPUT DATA
データ項目取得元備考
案件名・工事名入札情報サイト公示PDF含む
発注者名入札情報サイト
工事場所・エリア入札情報サイトフィルタ条件に使用
予定価格・設計金額入札情報サイト
工期入札情報サイト
入札日・提出期限入札情報サイトリマインド用
工種・業種区分入札情報サイト電気工事等で絞り込み
TOOLS
n8n スクレイピング LINE WORKS API SFA or Google Sheets
02
入札案件 × 工事部メンバーの経歴・資格マッチング
DATA FLOW
SYSTEM
案件情報の取得
入札進捗リストから新規案件の工種・規模・必要資格要件を取得
→
AI
要件抽出
案件仕様書から必要な資格（1級電気工事施工管理技士等）・経歴年数・工種経験を抽出
→
AI
マッチング処理
技術者DB（資格・経歴・現在の従事状況）と照合。スコアリングで適合度を算出
→
人間+AI
候補者リスト確認
AIが提案した候補者リスト（適合度順）を営業部が確認。最終的な配置は人間が判断
INPUT DATA
データ項目取得元備考
案件の工種・規模入札進捗リスト
必要資格要件仕様書 / 公示資料AIで自動抽出
技術者名技術者DB（新規作成）約5名が対象
保有資格一覧技術者DB1級施工管理技士等
過去の工事経歴技術者DB / CCUS工種・金額・期間
現在の従事状況スケジュール管理表WF11と連動
コリンズ登録状況コリンズシステム名前重複不可の確認
前提条件：技術者DB（資格・経歴・スケジュール）の初期構築が必要。資格持ちで現場稼働可能な人員は約5名（中村・藤岡・鈴木・赤井ほか）。コリンズ登録（500万円以上）により一人一案件の制約あり。
TOOLS
n8n AI（Claude / GPT） 技術者DB（スプシ or SFA） LINE WORKS API
03
引合通知書の自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
データ収集
入札案件情報＋WF02で確定した配置予定者情報を取得
→
AI
引合通知書生成
Excelテンプレートに案件名・発注者・工期・配置予定者（管理技術者/主任技術者）を自動入力
→
人間
確認・修正
営業部が内容を確認。リスク判断・政治的判断を加味して最終調整
→
SYSTEM
PDF出力・社内共有
確定版をPDF化。LINE WORKSで工事部・社長に共有通知
OUTPUT DATA（引合通知書の項目）
項目データソース
工事件名入札進捗リスト
発注者名入札進捗リスト
工事場所入札進捗リスト
工期入札進捗リスト
設計金額 / 予定価格入札進捗リスト
配置予定者（管理技術者）WF02マッチング結果
配置予定者（主任技術者）WF02マッチング結果
TOOLS
n8n Excel テンプレート AI（テンプレート入力） LINE WORKS API
04
協力業者の自動選定・見積依頼
DATA FLOW
人間
見積依頼トリガー
営業部が「この案件の見積もりを取りたい」とSFA or LINEで指示
→
AI
業者自動選定
協力業者リストから工種・エリア・過去実績・評価で3社以上を自動選定。社長の選定基準（言語化済み）をAIに組み込み
→
人間+AI
選定結果確認
AIが提案した業者リストを営業部 or 社長が確認・承認
→
SYSTEM
見積依頼送付
FAX or メールで見積依頼書を自動送付。みつもりくん連携
SYSTEM
期限管理・リマインド
見積回答期限を自動管理。未回答業者にリマインド送付。LINE WORKSで営業部に進捗通知
→
人間
見積比較・決定
回答された見積書を比較。業者決定後、SFAのステータスを更新
INPUT DATA（協力業者リスト）
項目備考
業者名・連絡先（FAX/メール）既存リストから移行
対応工種電気設備・配管・土木等
対応エリア
過去取引実績・評価社長の経験値を言語化して登録
見積回答速度の傾向過去データから蓄積
TOOLS
n8n AI（選定ロジック） SFA / スプシ FAX送信 or メール LINE WORKS API
05
工事依頼書の自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
案件データ取得
SFA / 入札進捗リストから案件名・発注者・工期・工事内容等を取得
→
AI
工事依頼書生成
Excelテンプレートにデータを自動入力。工事内容の記載はAIが案件情報から文章化
→
人間
確認・承認
営業部が内容確認→社長承認
→
SYSTEM
社内通知
確定後、LINE WORKSで工事部・経理部等に案件内容を自動通知
TOOLS
n8n AI（文章生成） Excel テンプレート LINE WORKS API
06
入札進捗リストのステータス自動更新・通知
DATA FLOW
人間
ステータス変更
営業部がSFA上で案件ステータスを更新（入札→落札→契約→施工→完了等）
→
SYSTEM
変更検知
n8nがステータス変更をWebhook or ポーリングで検知
→
SYSTEM
関係者に自動通知
ステータスに応じた通知先・内容でLINE WORKSに送信。設計変更・部分払い等も含む
→
SYSTEM
後続WF自動起動
落札→WF15,16,17起動。受注確定→WF05起動。等、ステータスに連動した自動化チェーン
連動ワークフロー：落札時 → CCUS登録(WF15)・LINEグループ作成(WF16)・OPTiMカスタムフィールド(WF17)・建退共通知(WF20)が自動起動。受注確定時 → 工事依頼書作成(WF05)が起動。
TOOLS
n8n（Webhook / Cron） SFA LINE WORKS API
07
開示請求の期日リマインド
DATA FLOW
SYSTEM
期日計算
落札日から6ヶ月後の開示請求期日を自動算出。SFAに期日を登録
→
SYSTEM
リマインド送信
期日の2週間前・1週間前・当日にLINE WORKSで営業部に通知
→
人間
開示請求実施
営業部が開示請求を実施。結果（答え合わせ）をSFAに記録
TOOLS
n8n（Cron） SFA / スプシ LINE WORKS API
08
SFA（営業管理ツール）の構築
DATA FLOW（全体像）
SYSTEM
案件マスタ
入札案件＋小規模工事を一元管理。全部署から参照可能。案件ステータス・関連書類・担当者を集約
→
SYSTEM
ステータス管理
入札→落札→契約→施工→完了→開示請求。各ステータスで必要なアクション・書類を自動提示
→
SYSTEM
書類自動出力
SFA蓄積情報を起点に各種書類（引合通知書・工事依頼書等）をn8n+AIで自動生成
→
SYSTEM
ダッシュボード
案件別進捗・売上見込・人員配置を可視化。営業部・工事部・経理部が各自のビューで確認
フェーズ計画
フェーズ内容備考
Phase 1基本構築：案件マスタ・ステータス管理・書類格納Zoho CRM推奨
Phase 2音声入力：現場から音声で進捗報告→SFA自動反映
Phase 3MCP分析：AI連携による受注予測・リソース最適化
SFAは全WFの基盤：WF01〜07、WF11、WF15〜20の全てがSFAの案件マスタを参照する設計。SFA導入が全社DXのキーストーン。総務部としても以前から必要性を認識しており全社的に賛成。
TOOLS
Zoho CRM（推奨） n8n AI（Claude / GPT） LINE WORKS API
09
FAX注文書 → OPTiM自動登録
DATA FLOW
人間
書類スキャン
複合機でFAX注文書・見積書・契約書等をスキャン→SharePointの所定フォルダに自動保存
→
SYSTEM
SharePoint→OPTiM取込
OPTiMのSharePoint連携機能で自動取込。定型フォーマット解析設定により高精度OCR
→
AI
カスタムフィールド自動付与
OCR結果から案件名を判別→該当するカスタムフィールド（プロジェクト番号）を自動設定
→
SYSTEM
関連書類紐付け
同一プロジェクト番号の帳票を自動で関連書類として紐付け
OPTiM現状：定型フォーマット解析設定済みで読み取り精度は向上。総務部としては現状維持で問題なしとの評価。SharePoint連携によりスキャン→自動取込は既に可能。残課題は関連書類の自動紐付けとカスタムフィールドの自動付与。
TOOLS
複合機（スキャン） SharePoint OPTiM n8n（紐付けロジック）
10
複合機スキャンPDFのファイル名自動付与
DATA FLOW
人間
書類スキャン
複合機でスキャン→指定フォルダにPDF保存（ファイル名は自動採番）
→
AI
OCR → 内容解析
PDFの内容をOCR。書類種別（見積書・契約書・注文書等）と案件名を自動判別
→
SYSTEM
ファイル名自動変更
「[案件名]_[書類種別]_[日付].pdf」の命名規則で自動リネーム
→
SYSTEM
所定フォルダに自動振分
案件別フォルダに自動移動。OPTiM取込用のSharePointフォルダにもコピー
TOOLS
n8n AI OCR（Claude Vision等） SharePoint / Gドライブ
CONSTRUCTION / 工事部
11
工事部メンバーのスケジュール可視化
DATA FLOW
SYSTEM
案件情報取得
SFAから進行中の全案件（工期・配置予定者）を取得
→
SYSTEM
ガントチャート生成
技術者ごとに案件従事期間をガントチャート形式で可視化。空き期間を明示
→
SYSTEM
全社共有
営業部・工事部・経理部がリアルタイムで閲覧可能。スプシ or カレンダー形式
→
SYSTEM
WF02と連動
新規案件のマッチング時に「空いている技術者」を自動フィルタ
管理データ（技術者ごと）
項目備考
技術者名約5名（資格持ち現場稼働可能者）
従事中の案件名SFAから連動
従事期間（開始〜終了）工期ベース
コリンズ登録状況名前が使用中かどうか
次の空き予定日自動計算
TOOLS
Google Sheets / SFA n8n（データ同期） Google Calendar（optional）
12
契約工程表のAI自動生成
DATA FLOW
人間
図面アップロード
工事部 or 営業部が図面PDF（設計図・仕様書）をアップロード
→
AI
図面解析・工種判別
AIが図面を読み込み、工種（電気配線・配管・機器据付等）を自動判別。工事規模を推定
→
AI
工程表たたき台生成
過去の類似工事の工程表パターン＋工期情報から、ざっくり工程表を自動生成（70〜80%精度）
→
人間
微修正・確定
工事部が内容を確認し微修正。現場条件・天候リスク等を加味して確定
学習データ（初期構築時に必要）
データ内容備考
過去の工程表サンプルExcel/PDF形式の完成済み工程表10〜20件程度
図面サンプル対応する図面PDF工種判別の学習用
工種別の標準工期各工種の標準的な作業日数工事部の経験値
工程表テンプレートExcelの出力フォーマット
工事部の反応：契約工程表のAI自動生成は「非常にありがたい」との反応。過去の工程表＋図面情報を学習させることで70〜80%の精度で出力→人間が微修正する運用が現実的。
TOOLS
AI（Claude Vision / GPT-4o） n8n Excel テンプレート
13
工事書類（施工計画書等）のAI自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
案件情報収集
SFAから案件名・発注者・工期・工事内容。過去の類似案件の施工計画書を検索
→
AI
書類たたき台生成
過去の類似書類をベースに、今回の案件情報で差し替え。安全管理計画・工程・人員配置等を自動記載
→
人間
専門的な修正
工事部の技術者が現場条件に合わせて修正。安全対策・品質管理の詳細を追記
→
SYSTEM
PDF出力・提出
確定版をPDF化。OPTiMに保存、発注者に提出
対象書類
書類名自動化範囲優先度
施工計画書70%自動→人間修正高
安全管理計画書テンプレベースで60%自動中
品質管理計画書テンプレベースで60%自動中
工事完了報告書実績データから80%自動将来
備考：工事部として以前から要望があった機能。将来的な取り組みとして位置づけ。初期は施工計画書から着手し、精度を見ながら他の書類に展開。
TOOLS
AI（Claude / GPT） n8n Word / Excel テンプレート OPTiM（保存）
14
コリンズ登録の重複チェック・自動管理
DATA FLOW
SYSTEM
登録状況DB
技術者ごとのコリンズ登録状況を管理（案件名・登録期間・ステータス）
→
SYSTEM
重複チェック
WF02で配置予定者を選定する際、コリンズ登録中の技術者を自動除外。500万円以上の案件で自動判定
→
SYSTEM
アラート通知
重複使用のリスクがある場合、営業部・工事部にLINE WORKSでアラート
→
SYSTEM
完了時自動解除
工事完了→コリンズ登録ステータスを「解除可能」に自動更新
TOOLS
SFA / スプシ n8n LINE WORKS API
ADMIN / 総務部・経理部
15
建設キャリアアップシステム（CCUS）への工事自動登録
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー：落札通知
SFAで案件ステータスが「落札」に変更された時点で自動起動（WF06連動）
→
SYSTEM
CCUSにログイン
n8n + ブラウザ自動操作（Playwright等）でCCUSにログイン
→
SYSTEM
工事情報入力
工事名・工期・発注者をSFAから取得し自動入力。技術者の紐付けも自動実行
→
SYSTEM
完了通知
登録完了をLINE WORKSで総務部に通知。エラー時もアラート
INPUT DATA
CCUSへの入力項目データソース
工事名SFA / 入札進捗リスト
工期（開始〜終了）SFA
発注者名SFA
技術者（紐付け）WF02マッチング結果
備考：CCUSのシステム自体が使いづらく、取説も問い合わせ先もない状態。ブラウザ自動操作による入力が最も現実的。本来は営業部の業務だが、総務部が代行している。
TOOLS
n8n Playwright（ブラウザ自動操作） SFA LINE WORKS API
16
LINE WORKSグループの自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー：落札通知
SFAで「落札」ステータスに変更時、自動起動
→
SYSTEM
グループ作成
LINE WORKS APIでグループを自動作成。グループ名＝工事名
→
SYSTEM
メンバー追加
社員全員を自動追加（パート・派遣は除外ルールあり）
→
SYSTEM
初期メッセージ投稿
案件概要（工事名・工期・発注者・配置予定者）を初期メッセージとして自動投稿
構築難易度：低（1〜2週間）　LINE WORKS APIでグループ作成・メンバー追加・メッセージ投稿が可能。SFAの案件情報と連動させるだけで完結。
TOOLS
n8n LINE WORKS API SFA
17
OPTiMカスタムフィールドの自動登録
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー：落札通知
SFAで「落札」ステータスに変更時、自動起動
→
SYSTEM
OPTiMにログイン
n8n + ブラウザ自動操作でOPTiMの設定画面にアクセス
→
SYSTEM
カスタムフィールド追加
案件名（＝工事名）をカスタムフィールドの選択肢に自動追加
→
SYSTEM
完了通知
登録完了をLINE WORKSで総務部に通知
TOOLS
n8n Playwright（ブラウザ自動操作） OPTiM LINE WORKS API
18
注文書・請書のAI自動作成
DATA FLOW
人間
FAX注文書受領
営業部 or 工事部がFAX注文書で社長決済を取得。決済済みFAX注文書をスキャン
→
AI
FAX注文書読取り
OCRでFAX注文書の内容を読み取り。業者名・工事件名・金額・工期・支払条件等を抽出
→
AI
注文書・請書生成
抽出データをExcelテンプレートに自動入力。注文書と請書をセットで生成
→
人間
確認→印刷→郵送
経理部が内容確認・微修正。印刷→製本→相手方に郵送。相手方は押印して返送
INPUT / OUTPUT DATA
入力（FAX注文書から抽出）出力（注文書・請書に記載）
下請け業者名相手方名称
工事件名工事件名
請負金額契約金額（税込/税抜）
工期契約工期
支払条件支払条件
備考：金額が大きい案件 or 下請代金台帳の添付資料として必要な場合に作成。経理部としてはFAX注文書の内容をそのまま転記する作業なので、AI化の相性が良い。
TOOLS
n8n AI OCR（Claude Vision） Excel テンプレート
19
日報 → 人工（にんく）集計の自動化
CURRENT FLOW（現状 / AS-IS）
人間
日報記入
全社員がExcelで日報を記入（工事名は自由記述）。紙で提出
→
人間
工事名の判別
経理部が省略された工事名・表記揺れを人間が判断して正式名称に紐付け
→
人間
人工計算
時間→人工に変換（8時間=1人工、4時間=0.5人工）。案件別・人別に手入力
→
人間
Excel集計表に入力
人ごと・工事ごとの人工をExcel集計表に転記
TO-BE FLOW（自動化後）
人間+AI
日報記入（改善版）
Excelの工事名欄をプルダウン選択式に変更。選択肢はSFAの工事マスタから自動連携。フリー入力も可能（AI補正あり）
→
AI
工事名の自動正規化
フリー入力された工事名をAIが工事マスタと照合し正式名称に自動変換。「○○事務所」→「○○事務所電気設備改修工事」等
→
SYSTEM
人工自動計算
作業時間→人工に自動変換。案件別・人別の集計を自動実行
→
SYSTEM
集計表自動出力
Excel集計表に自動反映。経理部は確認のみ
前提条件：SFA（WF08）の工事マスタに大規模+小規模の全工事が登録されていること。現状は小規模工事リストしか存在しない。SFA導入とセットで実現。
課題：プルダウン選択肢が400件以上になる可能性あり。検索絞り込み機能 or カテゴリ分類が必要。
TOOLS
n8n AI（表記揺れ補正） SFA（工事マスタ） Google Sheets / Excel
20
建退共の必要枚数自動計算・通知
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー：落札通知
SFAで「落札」ステータスに変更時、自動起動
→
SYSTEM
必要枚数計算
請負金額＋工事内容を計算式に当てはめ、建退共証紙の必要枚数を自動算出（1枚321円）
→
SYSTEM
経理部に通知
LINE WORKSで「○○工事：建退共○○枚購入必要」と自動通知。契約保証依頼と同時に伝達
→
人間
銀行で購入
経理部が埼玉りそな銀行で購入（紙運用継続）
備考：建退共の電子化はコスト（4〜5千円/案件）・管理の複雑さから見送り。紙（証紙シール）運用を継続。購入枚数の計算と通知のみ自動化。
TOOLS
n8n SFA LINE WORKS API
COMPANY-WIDE / 全社共通
21
日報のフォーマット刷新
DATA FLOW
SYSTEM
工事マスタ同期
SFAの全工事リスト（大規模＋小規模）を日報Excelのプルダウン選択肢に自動反映。新規案件追加時も自動更新
→
人間
日報記入
社員がプルダウンから工事名を選択。作業時間を入力。備考はフリー入力
→
SYSTEM
自動集約
提出された日報データを自動集約。WF19（人工集計）に連動
課題と対策：プルダウンが400件以上になる問題 → (1) カテゴリ分類（大規模/小規模/事務所別）で絞り込み (2) 検索入力でインクリメンタルサーチ (3) 直近従事した工事を上位表示。将来的にはGoogleフォーム or Webアプリ化も検討。
TOOLS
SFA（工事マスタ） Google Sheets / Excel n8n（同期）
22
小規模工事の電話AI対応
DATA FLOW
AI
AI電話一次受付
着信をAI音声が応答。発信者情報・要件・緊急度をヒアリング。県営住宅クレーム等のパターンを学習
→
AI
有償/無償判断
要件の内容から有償工事/無償対応を基準に基づき判定。判断基準は事前に言語化して組み込み
→
SYSTEM
対応票自動作成
通話内容をテキスト化。クレーム受付票 or 小規模工事依頼書のたたき台を自動生成
→
SYSTEM
担当者に通知
LINE WORKSで担当者に通知。緊急度高は即時通知、低は日次まとめ通知
TOOLS
AI音声応答（Twilio等） n8n AI（要件判定） LINE WORKS API
23
工事写真管理（蔵衛門）連携
DATA FLOW
SYSTEM
案件情報取得
SFAから案件名・工種・施工箇所の情報を取得
→
AI
工事黒板自動生成
案件情報＋撮影日・施工箇所から工事黒板のテンプレートを自動生成
→
SYSTEM
蔵衛門に連携
蔵衛門のAPI（要調査）で工事写真と黒板を紐付け。小規模工事依頼書とも連携
→
SYSTEM
写真台帳自動生成
蔵衛門の写真データから写真台帳を自動出力
前提条件：蔵衛門のAPI連携可否の調査が必要（調査中）。API非対応の場合はブラウザ自動操作 or ファイル連携で代替。
TOOLS
蔵衛門（API要調査） n8n SFA
24
日報の音声入力化
DATA FLOW
人間
音声録音
現場で帰社前にスマホで音声録音。「今日は○○事務所の電気工事を5時間やりました」等
→
AI
文字起こし・構造化
音声→テキスト変換。AIが日報フォーマットの各項目（工事名・作業時間・作業内容）に自動振り分け
→
AI
工事名の正規化
口頭で言った工事名を工事マスタと照合し正式名称に変換（WF21連動）
→
SYSTEM
日報自動入力
構造化されたデータを日報フォーマットに自動入力。本人に確認通知→承認で提出完了
TOOLS
Whisper / Google STT AI（構造化・正規化） n8n LINE WORKS（録音送信）