新電気様 自動化ワークフロー 詳細フロー図

株式会社ピースフラットシステム | 2026年7月

人間が実行
AI / 自動処理
システム連携
人間+AI 協働
SALES / 営業部
01
引合通知書自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
データ収集
SFAから入札案件情報＋WF03（資格者マッチング）で確定した配置予定者情報を取得
→
AI
引合通知書生成
Excelテンプレートに案件名・発注者・工期・配置予定者（管理技術者/主任技術者）を自動入力
→
人間
確認・修正
営業部が内容を確認。リスク判断・政治的判断を加味して最終調整
→
SYSTEM
PDF出力・社内共有
確定版をPDF化。LINE WORKSで工事部・社長に共有通知
OUTPUT DATA（引合通知書の項目）
項目データソース
工事件名SFA
発注者名・工事場所・工期SFA
設計金額 / 予定価格SFA
配置予定者（管理技術者・主任技術者）WF03 マッチング結果
TOOLS
n8nExcel テンプレートAILINE WORKS API
02
協力会社選定
DATA FLOW
人間
見積依頼トリガー
営業部が「この案件の見積もりを取りたい」とSFA or LINEで指示
→
AI
業者自動選定
協力業者リストから工種・エリア・過去実績・評価で3社以上を自動選定。社長の選定基準をAIに組み込み
→
人間+AI
選定結果確認
AIが提案した業者リストを営業部 or 社長が確認・承認
→
SYSTEM
見積依頼送付
FAX or メールで見積依頼書を自動送付。みつもりくん連携。期限管理・未回答リマインド
INPUT DATA（協力業者リスト）
項目備考
業者名・連絡先（FAX/メール）既存リストから移行
対応工種・対応エリア電気設備・配管・土木等
過去取引実績・評価社長の経験値を言語化して登録
見積回答速度の傾向過去データから蓄積
TOOLS
n8nAI（選定ロジック）SFAFAX / メールLINE WORKS API
03
案件工事部資格者マッチング
DATA FLOW
SYSTEM
案件情報の取得
入札進捗リストから新規案件の工種・規模・必要資格要件を取得
→
AI
要件抽出
案件仕様書から必要な資格（1級電気工事施工管理技士等）・経歴年数・工種経験を抽出
→
AI
マッチング処理
技術者DB（資格・経歴・従事状況・コリンズ登録状況）と照合。スコアリングで適合度を算出
→
人間+AI
候補者リスト確認
AIが提案した候補者リスト（適合度順）を営業部が確認。最終的な配置は人間が判断
INPUT DATA
データ項目取得元備考
案件の工種・規模SFA
必要資格要件仕様書 / 公示資料AIで自動抽出
技術者名・保有資格技術者DB（新規作成）約5名が対象
過去の工事経歴技術者DB / CCUS工種・金額・期間
現在の従事状況スケジュール管理表WF09と連動
コリンズ登録状況コリンズシステム500万以上は名前重複不可
前提条件：技術者DB（資格・経歴・スケジュール）の初期構築が必要。資格持ちで現場稼働可能な人員は約5名。コリンズ登録（500万円以上）により一人一案件の制約あり。
TOOLS
n8nAI（Claude / GPT）技術者DBLINE WORKS API
04
OPTiM自動入力
DATA FLOW
人間
書類スキャン
複合機でFAX注文書・見積書・契約書等をスキャン→SharePointの所定フォルダに自動保存
→
SYSTEM
SharePoint→OPTiM取込
OPTiMのSharePoint連携で自動取込。定型フォーマット解析設定により高精度OCR
→
AI
カスタムフィールド自動付与
OCR結果から案件名を判別→該当するカスタムフィールドを自動設定
→
SYSTEM
関連書類紐付け
同一プロジェクト番号の帳票を自動で関連書類として紐付け
OPTiM現状：定型フォーマット解析設定済みで読み取り精度は向上。SharePoint連携によりスキャン→自動取込は既に可能。残課題は関連書類の自動紐付けとカスタムフィールドの自動付与。
TOOLS
複合機SharePointOPTiMn8n
05
ネクストアクションリマインド
DATA FLOW
SYSTEM
ステータス変更検知
SFAで案件ステータスが更新された時点でn8nが検知
→
AI
次のアクション判定
ステータスに応じた次のアクションを自動判定。例：落札→契約保証申請・CCUS登録・LINEグループ作成
→
SYSTEM
担当者に通知
LINE WORKSでアクション内容・期限・担当者を通知。未完了の場合は定期リマインド
→
SYSTEM
後続WF自動起動
落札→WF10,11,12起動。受注確定→WF07起動。ステータスに連動した自動化チェーン
連動ワークフロー：落札時→CCUS登録(WF10)・LINEグループ作成(WF11)・OPTiMカスタムフィールド(WF12)が自動起動。受注確定時→工事依頼自動作成(WF07)が起動。
TOOLS
n8n（Webhook / Cron）SFALINE WORKS API
06
営業分析MCP
DATA FLOW
SYSTEM
SFAデータ連携
SFA内の全案件データ（入札・落札・受注・完了）をMCPサーバー経由でAIに接続
→
AI
自然言語で分析
「今月の落札率は？」「利益率が高い工種は？」等の質問にデータを分析・回答
→
AI
レポート自動生成
月次の営業レポート（案件数・落札率・売上見込・人員稼働率等）を自動生成
→
AI
予測・提案
受注予測・リソース最適化の提案。「来月は技術者が不足する可能性あり」等のアラート
分析可能な項目例
分析項目内容
落札率分析工種別・発注者別・金額帯別の落札率推移
売上予測進行中案件の工期・金額から月次売上を予測
人員稼働率技術者の稼働率・空き状況をリアルタイム把握
協力業者分析業者別の見積回答率・価格傾向
利益率分析案件別の実行予算 vs 実績の乖離
Phase 3で実装：SFA構築（Phase1）→ データ蓄積 → MCP連携による分析（Phase3）。データが蓄積されてから効果を発揮するため、SFA導入後半年〜1年後の実装を想定。
TOOLS
MCP ServerAI（Claude）SFA（Zoho CRM）n8n
07
工事依頼自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
案件データ取得
SFA / 入札進捗リストから案件名・発注者・工期・工事内容等を取得
→
AI
工事依頼書生成
Excelテンプレートにデータを自動入力。工事内容の記載はAIが案件情報から文章化
→
人間
確認・承認
営業部が内容確認→社長承認
→
SYSTEM
社内通知
確定後、LINE WORKSで工事部・経理部等に案件内容を自動通知。協力業者への見積依頼に移行
TOOLS
n8nAI（文章生成）Excel テンプレートLINE WORKS API
08
開示請求リマインド
DATA FLOW
SYSTEM
期日計算
落札日から6ヶ月後の開示請求期日を自動算出。SFAに期日を登録
→
SYSTEM
リマインド送信
期日の2週間前・1週間前・当日にLINE WORKSで営業部に通知
→
人間
開示請求実施
営業部が開示請求を実施。結果（答え合わせ）をSFAに記録
TOOLS
n8n（Cron）SFALINE WORKS API
CONSTRUCTION / 工事部
09
スケジュール可視化・ガントチャート
DATA FLOW
SYSTEM
案件情報取得
SFAから進行中の全案件（工期・配置予定者）を取得
→
SYSTEM
ガントチャート生成
技術者ごとに案件従事期間をガントチャート形式で可視化。空き期間を明示。コリンズ登録状況も表示
→
SYSTEM
全社共有
営業部・工事部・経理部がリアルタイムで閲覧可能。Zoho Projects or スプシ形式
→
SYSTEM
WF03と連動
新規案件のマッチング時に「空いている技術者」を自動フィルタ。重複配置アラート
管理データ（技術者ごと）
項目備考
技術者名約5名（資格持ち現場稼働可能者）
従事中の案件名SFAから連動
従事期間（開始〜終了）工期ベース
コリンズ登録状況名前が使用中かどうか
次の空き予定日自動計算
デモ：ガントチャートモックを参照。Zoho ProjectsのCRM連携＋リソース使用率チャートで実現可能。
TOOLS
Zoho Projects（推奨）SFA（Zoho CRM）n8n（データ同期）
ADMIN / 総務部・経理部
10
CCUSへの自動登録
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー：落札通知
SFAで案件ステータスが「落札」に変更された時点で自動起動
→
SYSTEM
CCUSにログイン
n8n + ブラウザ自動操作（Playwright等）でCCUSにログイン
→
SYSTEM
工事情報入力
工事名・工期・発注者をSFAから取得し自動入力。技術者の紐付けも自動実行
→
SYSTEM
完了通知
登録完了をLINE WORKSで総務部に通知。エラー時もアラート
INPUT DATA
CCUSへの入力項目データソース
工事名SFA
工期（開始〜終了）SFA
発注者名SFA
技術者（紐付け）WF03 マッチング結果
備考：CCUSは使いづらく取説も問い合わせ先もない。ブラウザ自動操作による入力が最も現実的。本来営業部の業務だが総務部が代行中。
TOOLS
n8nPlaywrightSFALINE WORKS API
11
工事LINEグループ自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー：落札通知
SFAで「落札」ステータスに変更時、自動起動
→
SYSTEM
グループ作成
LINE WORKS APIでグループを自動作成。グループ名＝工事名
→
SYSTEM
メンバー追加
社員全員を自動追加（パート・派遣は除外ルールあり）
→
SYSTEM
初期メッセージ投稿
案件概要（工事名・工期・発注者・配置予定者）を初期メッセージとして自動投稿
構築難易度：低（1〜2週間） LINE WORKS APIでグループ作成・メンバー追加・メッセージ投稿が可能。SFAの案件情報と連動させるだけで完結。
TOOLS
n8nLINE WORKS APISFA
12
OPTiMカスタムフィールド自動作成
DATA FLOW
SYSTEM
トリガー：落札通知
SFAで「落札」ステータスに変更時、自動起動
→
SYSTEM
OPTiMにログイン
n8n + ブラウザ自動操作でOPTiMの設定画面にアクセス
→
SYSTEM
カスタムフィールド追加
案件名（＝工事名）をカスタムフィールドの選択肢に自動追加
→
SYSTEM
完了通知
登録完了をLINE WORKSで総務部に通知
TOOLS
n8nPlaywrightOPTiMLINE WORKS API
13
注文書・請書の自動作成
DATA FLOW
人間
FAX注文書受領
営業部 or 工事部がFAX注文書で社長決済を取得。決済済みFAX注文書をスキャン
→
AI
FAX注文書読取り
OCRで内容を読み取り。業者名・工事件名・金額・工期・支払条件等を抽出
→
AI
注文書・請書生成
抽出データをExcelテンプレートに自動入力。注文書と請書をセットで生成
→
人間
確認→印刷→郵送
経理部が内容確認・微修正。印刷→製本→相手方に郵送。押印して返送
INPUT / OUTPUT DATA
入力（FAX注文書から抽出）出力（注文書・請書に記載）
下請け業者名相手方名称
工事件名工事件名
請負金額契約金額（税込/税抜）
工期契約工期
支払条件支払条件
備考：金額が大きい案件 or 下請代金台帳の添付資料として必要な場合に作成。FAX注文書の内容をそのまま転記する作業なのでAI化の相性が良い。
TOOLS
n8nAI OCR（Claude Vision）Excel テンプレート
14
人工の自動集計
CURRENT FLOW（現状 / AS-IS）
人間
日報記入
全社員がExcelで日報を記入（工事名は自由記述）。紙で提出
→
人間
工事名の判別
経理部が省略された工事名・表記揺れを人間が判断して正式名称に紐付け
→
人間
人工計算
時間→人工に変換（8時間=1人工、4時間=0.5人工）。案件別・人別に手入力
→
人間
Excel集計表に入力
人ごと・工事ごとの人工をExcel集計表に転記
TO-BE FLOW（自動化後）
人間+AI
日報記入（改善版）
工事名欄をプルダウン選択式に変更。選択肢はSFAの工事マスタから自動連携。フリー入力も可（AI補正あり）
→
AI
工事名の自動正規化
フリー入力された工事名をAIが工事マスタと照合し正式名称に自動変換
→
SYSTEM
人工自動計算
作業時間→人工に自動変換。案件別・人別の集計を自動実行
→
SYSTEM
集計表自動出力
Excel集計表に自動反映。経理部は確認のみ
前提条件：SFAの工事マスタに大規模+小規模の全工事が登録されていること。現状は小規模工事リストしか存在しない。SFA導入とセットで実現。
課題：プルダウン選択肢が400件以上になる可能性あり。検索絞り込み機能 or カテゴリ分類が必要。
TOOLS
n8nAI（表記揺れ補正）SFA（工事マスタ）Google Sheets / Excel